Privacyverklaring - USSV Softijs

Bijgewerkt op 22 april 2019.

Dit is een privacyverklaring van Utrechtse Studenten Schaatsvereniging “Softijs” gevestigd te Utrecht en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40480674. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als U.S.S.V. Softijs zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

1.1 Wij verwerken (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u indien u:

(a) Lid wordt;

(b) Zich inschrijft voor een door ons georganiseerd evenement;

(d) Zich aanmeldt voor ons verenigingsblad de ‘N’icetalk’;

(e) Via het contactformulier contact met ons opneemt.

1.2 Wij verwerken geen persoonsgegevens van u indien u

(a) Jonger bent dan 16 jaar;

(b) Van buiten de Europese Unie bent.

1.3 Wij verzamelen daarbij de volgende (persoons)gegevens:

(a) Voornaam;

(b) Tussenvoegsel;

(d) Adres;

(e) Postcode;

(f) Woonplaats;

(g) Telefoonnummer;

(h) E-mailadres;

(i) Geboortedatum;

(j) IBAN;

(k) Opleiding;

(l) Licentienummer;

(m) Dieetwensen en allergieën;

(n) Onderwijsinstelling.

1.4 Wij kunnen deze gegevens gebruiken om (het doel):

(a) Het lidmaatschap te effectueren;

(b) Nieuwsbrieven te verzenden;

(d) Contact met u op te nemen of te onderhouden;

(e) De dienstverlening te verbeteren;

(f) Evenementen te organiseren;

(g) Statistische analyses uit te voeren;

(h) Na te gaan of we voldoen aan het percentage studerenden binnen de vereniging, zoals gesteld door Olympos, Universiteit Utrecht en Hogeschool Utrecht.

2. INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, WISSING, OVERDRACHT EN BEZWAAR

2.1 U kunt contact opnemen met de secretaris via het e-mailadres onder aan deze verklaring, voor:

(a) Meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;

(b) Vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;

(d) Correctie, beperking, wissing of overdracht van uw gegevens;

(e) Bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door U.S.S.V. Softijs

3. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en wij hebben daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beveiligen. Wij gebruiken hiervoor een firewall en een beveiligde verbinding.

4. DERDEN

4.1 Wij verstrekken uw gegevens aan de volgende derden:

(a) Koninklijke Nederlandse Schaatsenrijders Bond (KNSB);

(b) Gewest Noord-Holland/Utrecht van de KNSB;

(d) Conscribo.

4.2 Deze derden gebruiken de gegevens voor:

(a) Het afsluiten van verzekeringen;

(b) Het organiseren van evenementen;

(d) Administratie van gegevens en boekhouding.

4.3 Wij kunnen foto’s van bezoekers en/of deelnemers aan activiteiten publiceren op onze website, in onze nieuwsbrief en in ons verenigingsblad, tenzij u daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent (zie onder 2).

4.4 Wij geven nooit persoonsgegevens door aan derden waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze derden maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

5. BEWAREN VAN UW GEGEVENS

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht. De persoonsgegevens worden zo snel mogelijk verwijderd na afronding van het bijbehorende doel. Mocht u hebben aangegeven dat uw gegevens langer mogen worden bewaard, dan worden uw gegevens na de overeengekomen tijd verwijderd.

6. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING

Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te blijven raadplegen.

7. KLACHTEN EN VRAGEN

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Mochten er naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen zijn, neem ook dan contact met ons op!

8. CONTACTGEGEVENS

Secretaris der U.S.S.V. Softijs

Mail secretaris@ussvsoftijs.nl

Post Princetonplein 9 kamer 1.10, 3584 CC Utrecht